Organiser un événement d'entreprise en dernière minute offre une belle opportunité si l'on adopte la stratégie adéquate. En adoptant une bonne approche, il est tout à fait possible de créer un événement mémorable qui saura pleinement satisfaire votre équipe. On vous dévoile ci-dessous les trois clés pour transformer cette situation d’urgence en une réussite !
1 - Précisez votre brief pour votre événement d’entreprise last-minute
La première étape vers le succès de votre événement d’entreprise entre avril et juin réside dans la précision de votre brief. Un brief bien défini est le socle sur lequel repose toute l'organisation de votre événement.
Définissez vos objectifs :
Il est crucial de dresser une liste exhaustive de vos attentes : combien de personnes participeront ? Quel type de lieux voulez-vous ? Combien de temps de transports souhaitez-vous ? Quelles sont les infrastructures indispensables à la réussite de votre événement d'entreprise (salles de réunion équipées, espaces pour une soirée d'entreprise, facilités d'accès pour tous) ? Ces informations constituent la charpente de votre projet et guideront chaque décision, du choix du lieu à la sélection des activités.
Identifiez vos essentiels :
Au-delà des chiffres, pensez à ce qui rendra votre événement d'entreprise unique et inoubliable. Les besoins essentiels ne se limitent pas à la logistique ; ils englobent aussi l'expérience globale que vous souhaitez offrir. Voulez-vous que cet événement d'entreprise soit un moment de détente, de formation intensive ou un mélange des deux ? Quel est le but de votre événement ? Quelle ambiance souhaitez-vous créer ? Réfléchir à ces questions dès le départ vous permettra de filtrer efficacement les options disponibles et de vous concentrer sur celles qui correspondent véritablement à vos objectifs.
2 - Soyez réactifs pour votre événement d’entreprise entre avril et juin
Prenez rapidement votre décision en interne pour faciliter votre organisation
La clé d'un démarrage réussi repose sur une réactivité interne sans faille. Cela signifie avoir la capacité à prendre des décisions rapidement sur tous les fronts : le choix du lieu, la sélection des activités, ou encore la détermination des invités. Imaginez que l'opportunité parfaite se présente – un lieu qui sort de l'ordinaire, une activité qui épouse parfaitement le thème de votre événement d'entreprise –, vous devez être prêt à donner votre accord sans hésiter. Pour y parvenir, il est crucial d'avoir préétabli une ligne de communication claire et directe au sein de votre équipe décisionnelle. Cela implique une compréhension mutuelle des objectifs et des attentes de votre événement d'entreprise, permettant ainsi à chaque membre de l'équipe de reconnaître et de saisir les opportunités dès qu'elles se présentent.
Transmettez les informations de manière efficace à votre équipe organisatrice (ou votre agence)
Une fois les décisions prises, le relais avec votre agence événementielle ou l'équipe organisatrice devient tout aussi crucial. La vitesse à laquelle vous communiquez ces choix peut grandement influencer le déroulement de l'organisation. Chaque email retardé, chaque information transmise tardivement peut introduire des frictions dans le processus, menant à des retards potentiels. D'où l'importance de maintenir une cadence soutenue dans vos échanges : la liste des chambres est prête ? Envoyez-la immédiatement. Vous avez arrêté votre choix sur certaines options ? Faites-le savoir sans attendre. Adopter cette dynamique de communication assure que le flux de travail reste fluide, permettant à l'équipe organisatrice de travailler de manière efficace, d'ajuster les plans rapidement et de garantir que tout soit prêt.
En mariant ces deux formes de réactivité – interne pour fixer le cap, et externe pour maintenir le cap – vous optimisez vos chances de mener à bien l'organisation de votre événement d'entreprise dans ce laps de temps serré. C'est avec cette volonté de pousser chaque élément à se mettre en place rapidement et harmonieusement que vous transformez les défis logistiques en succès.
3 - Adoptez la flexibilité pour un événement d’entreprise réussi
Sur vos dates :
En envisageant les périodes plus creuses, comme les débuts de semaine, vous maximisez vos chances de trouver le lieu idéal tout en bénéficiant de tarifs plus avantageux. Aussi, avec les Jeux Olympiques de cette année, particuliers et entreprises ont tendance à se placer sur les mêmes dates. Il faudra savoir adapter son programme en fonction de la disponibilité des lieux. Cette souplesse est essentielle pour naviguer dans l'univers compétitif de l'organisation d'événements. Elle vous permet de saisir des opportunités uniques qui ajoutent une valeur indéniable à votre événement d'entreprise.
Sur votre budget :
C’est un aspect critique de la planification d'un événement d'entreprise, surtout en last-minute. Cela signifie qu’il faut être prêt à ajuster votre budget pour exploiter au mieux les offres de dernière minute, ce qui peut conduire à des améliorations significatives de l'événement sans nécessairement augmenter les coûts. Cette adaptabilité financière assure que vous pouvez réagir rapidement pour profiter des meilleures options disponibles, tout en maintenant le cap sur la qualité et l'impact de l'expérience offerte.
Sur votre destination :
La sélection de la destination joue un rôle crucial, surtout face à une forte demande pour des lieux populaires et à des événements d'envergure comme les Jeux Olympiques qui accaparent l'attention. Cette situation requiert une flexibilité dans vos choix, vous poussant à explorer au-delà des premières idées qui viennent en tête. Envisager des destinations moins conventionnelles peut non seulement vous ouvrir les portes de lieux uniques offrant des expériences mémorables à votre équipe, mais également permettre de bénéficier de conditions plus avantageuses. Ces lieux moins sollicités, alliant charme et originalité, peuvent transformer votre événement d'entreprise en une aventure inoubliable tout en optimisant votre budget, illustrant parfaitement comment une contrainte peut devenir une opportunité d'innovation et de créativité dans l'organisation de votre événement d'entreprise.
Sur l’organisation :
Enfin, soyez flexible sur le fait de collaborer avec une agence spécialisée en événementiel ( comme FOR ONE 😉). Nous pouvons vous offrir des conseils précieux, vous faire découvrir des sites exceptionnels et des expériences originales, tout en respectant votre budget et vos contraintes de temps. Nous pourrons par exemple vous dénicher des lieux encore méconnus, des pépites auxquelles vous n'aurez pas pensé !
Certains partenaires nous font d’ailleurs des offres au printemps, contactez-nous pour découvrir ces pépites !
