Pourquoi réaliser un séminaire à l’étranger ?
Un séminaire à l’étranger peut sembler compliqué à organiser aux premiers abords. En effet, cela implique la recherche d'un hébergement, des moyens de transport, l’organisation des repas et bien entendu, des activités.
Pourtant, en offrant à toute votre équipe un dépaysement total, vous permettrez à vos collaborateurs de découvrir une nouvelle culture tout en profitant des bénéfices habituels d’un séminaire d’entreprise : renforcement de la cohésion d’équipe, motivation des collaborateurs etc.
D’autre part, un séjour à l’étranger est généralement plus marquant, élargissant l’éventail d’activités à réaliser, et contribue davantage à développer chez les membres de l’équipe un sentiment de récompense.
Vous pourrez également communiquer sur votre séminaire afin d’améliorer l’image de votre entreprise.
Comment organiser un séminaire à l’étranger ?
Définissez les objectifs de votre séminaire
Avant de parler concrètement du voyage, réfléchissez dans un premier temps aux objectifs de votre séminaire. Cela vous permettra d’avoir une première idée :
des destinations adaptées
de la durée idéale du séjour
de la période à laquelle le séminaire sera organisé
des sujets qui y seront abordés
etc.
Délimitez le budget
L’un des premiers critères essentiels sera de fixer un budget pour organiser votre séminaire. En effet, l’ensemble des autres choix seront dépendants de ce facteur. Une fois ce budget défini, vous pourrez entamer les premiers préparatifs.
Choisissez la destination de votre séminaire
Dès que vous aurez fixé le nombre de participants et le budget alloué à votre séminaire, vous pourrez commencer à dresser une liste de destinations cohérentes avec les activités que vous souhaitez proposer, et réfléchir au type d’hébergement à favoriser.
Préparez le dossier de chaque participant
Une fois la destination choisie, vous devrez veiller à être en accord avec les réglementations en vigueur dans le pays : documents à remplir, vaccins nécessaires, mesures liées au Covid-19 etc. Il sera essentiel de communiquer ces spécificités à l’ensemble des participants suffisamment à l’avance, afin que tous puissent s’y préparer.
Certaines réglementations peuvent par ailleurs amener d'éventuels frais supplémentaires, dont il faudra tenir compte dans le budget.
Rédigez un programme détaillé
Vous l’aurez compris, pour qu’un séminaire à l’étranger se déroule le mieux possible… une bonne organisation est de mise. Pensez donc à imprimer le programme du séjour pour chaque participant sous forme de calendrier avec le lieu des activités, l’heure de début, la durée de l’activité etc.
Pour résumer, bien qu’il nécessite davantage d’organisation, le séminaire résidentiel à l’étranger peut aisément en valoir la peine et s’avérer très bénéfique.
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